Știți ce e ăla un sistem de document management?

Este locul ăla în care vă pune șefu să uploadați documente și să porniți un flux decizional dar unde voi stocați documentele după ce le-ați rezolvat clasic pe mail și/sau telefon. 🙂

Da, așa am pornit și noi. Eram 10 oameni în filiala companiei dar am ajuns la 300 în zece ani. Și peste noi a dat năpasta cu fluxurile de aprobare de documente, cu sisteme de management a clienților și cu tot felul de alte tool-uri interne care pe noi ne încurcau pentru că noi aveam fluxul nostru știut care mergea de rupea și nimeni nu mai era ca noi. 🙂

Dar, într-o zi, după ce am început să ne obișnuim cu sistemul, am constatat că avem și niște beneficii:

-aveam într-un singur loc tot istoricul clienților și dacă ne loveam brusc de un anume client reluam deja discuția de unde rămăsese

-aveam un knowledge base genial. Problemele produselor pe care le vindeți se repetă de la client la client. Nici măcar nu mă mai chinuiam să sap să văd care e problema. Căutam după câteva cuvinte cheie și găseam diverse alte cazuri și rezolvările acestora

-aveam un loc unde găseam orice procedură internă legată de orice

-aveam un loc unde găseam toate formularele companiei în format electronic și pe care le puteam completa online

-aveam un loc de unde puteam să facem selecție și să scoatem automat informație pe site-ul public într-un mod controlat și după ce era aprobată de toți cei care aveau ceva de spus în legătură cu subiectul

-aveam un loc unde colaboram cu întreaga echipă cu riscuri scăzute de a pierde ceva pentru că aveam tot istoricul documentelor pe măsură ce acesta creștea în conținut

Aveam cumva nucleul companiei într-un sistem bine controlat și cu șanse muult mai mici de a greși sau uita ceva într-un colț de hard disk pe un laptop stricat. 🙂

Aveam un loc unde managementul companiei avea o privire de ansamblu asupra performanțelor: produselor, serviciilor, vânzărilor, angajaților și a tot ceea ce-nseamnă post-vânzare.

Da, inițial este un chin. Te scoate din lumea ta și ai senzația că sistemul se implementează pentru a te controla mai bine. Da, este o afirmație relativ adevărată dar un astfel de sistem vine la pachet cu niște beneficii care-ți fac viața muuuult mai ușoară ulterior. E un pas pe care orice companie în creștere îl va face la un moment dat. Există zeci de sisteme pe piață care fac treaba asta dar niciunul nu funcționează out of the box direct cu sistemul tău de lucru. De aia eu eram consultant pe vremuri ca să ajut la implementarea unor astfel de sisteme. 🙂 Cea mai multa muncă este în partea în care analizezi sistemul de lucru al clientului și încerci să transformi asta într-o arhitectură digitală care să nu deranjeze prea mult și care să reflecte în mare parte sistemul clasic din offline folosit de client. Ai nevoie de experiență și de expertiză în domeniu. Ai nevoie de niște fete și băieți care au făcut treaba asta de nenumărate ori.

Revenind, în astfel de implementări lucram de multe ori cu o companie care avea experiență vastă în domeniu și care are dezvoltate deja module ce pot fi adaptate în funcție de ce-și dorește clientul. Am lucrat mult și bine cu Q’NET pentru că pe lângă consultanța clasică de produs au și consultanță de business. Sunt pregătiți astfel să înțeleagă modul de funcționare al unei companii din diverse domenii de activitate. Au soluțiile gata pregătite și știu să le implementeze rapid. Au un sistem de suport foarte bine pus la punct și sunt alături de tine tot timpul.